Dokumentasi Aplikasi Sistem Kepegawaian STITEK Bontang

https://www.simpeg.stitek.ac.id/

Dokumentasi ini membahas menu, fitur dan cara kerja aplikasi Sistem Kepegawaian STITEK Bontang yang ditujukan untuk pengguna level pegawai dosen.

Daftar Isi

Berikut adalah daftar isi dokumentasi ini.

  1. Pengenalan
  2. Kebutuhan Sistem
  3. Menu
  4. Bagian-Bagian Aplikasi
  5. FAQ

1. Pengenalan

Aplikasi Sistem Kepegawaian STITEK Bontang disingkat SIMPEG adalah sebuah aplikasi yang dapat melayani kegiatan kepegawaian yang ditujukan untuk para pegawai dan BAUK di kampus STITEK Bontang. Aplikasi ini mencakup data-data pegawai, pengajuan izin dan cuti, peminjaman barang, slip gaji dan lain sebagainya. Dengan adanya aplikasi ini kegiatan kepegawaian khususnya penggajian diharapkan akan terbantu baik itu dari pengambilan atau penyimpanan data (record).

2. Kebutuhan Sistem

Adapun kebutuhan yang diperlukan oleh setiap pengguna untuk mengakses aplikasi ini ialah.

Desktop atau Komputer

  1. Web Browser Terbaru (Google Chrome, Firefox dll)
  2. Monitor dengan ratio 16:9 (direkomendasikan)
  3. Koneksi Internet

Mobile atau Smartphone

  1. Perangkat dengan Sistem Android atau IOS
  2. Web Browser (Google Chrome, Firefox dll)
  3. Layar Smartphone dengan Ratio 16:9 (atau resolusi 1280x720px)
  4. Koneksi Internet

Aplikasi ini tidak perlu di-Instal. Silahkan Kunjungi alamat website yang tertera diatas.

Berikut adalah menu-menu yang tersedia pada aplikasi SIMPEG.

Menu kepegawaian berisi segala fitur yang berhubungan dengan kegiatan dan data sehari-hari pegawai. Contohnya profil berfungsi untuk mengubah biodata diri, perjalanan dinas untuk mengupload berkas SPPD, Pengajuan cuti dan izin dan portofolio yang merupakan tempat dosen mengupload data-data portofolio agar dapat dilihat oleh publik. Menu layanan berfungsi untu kmelayani peminjaman baik itu barang maupun kendaraan. Absensi rapat merupakan tempat untuk membuat dan menghadiri rapat. Cek slip gaji dan histori gaji tempat dimana pegawai dapat melihat rincian slip gajinya. Terakhir Bantuan berisi panduan atau dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kepegawaian.

4.Bagian-bagian Aplikasi

Daftar menu

Sebelum mengakses aplikasi, pegawai harus login terlebih dahulu ke dalam sistem.

isikan username dan password yang telah diberikan kemudian tekan tombol masuk. Jika lupa password hubungi https://helpdesk.stitek.ac.id.

4.1 Dashboard

Halaman yang pertama kali muncul setelah proses login. Disini pegawai dapat melihat informasi cuti, gaji terakhir dan grafik pendapatan selama satu tahun

4.2 Profil

Halaman ini menampilkan biodata diri pegawai beserta riwayat pendidikan dan riwayat jabatan.

Pegawai dapat mengubah biodata dirinya dengan cara meng-klik Ubah Profil.

Isikan semua data dengan benar kemudian tekan simpan. Selanjutnya untuk mengubah riwayat pendidikan silahkan tekan ubah riwayat pendidikan.

Tekan tombol tambah data untuk menambah pendidikan baru.

Isi semua kolom isian kemudian tekan tombol simpan.

4.3 Pengajuan Cuti

Menu ini memungkinkan pegawai untuk mengajukan cuti tahunan. Untuk mengajukan, klik tombol ajukan cuti

isikan semua kolom isian, pastikan anda mengisi jumlah hari izin dengan benar. kemudian tekan simpan. pegawai dapat melihat riwayat cuti di masa lalu dengan menekan tab histori pengajuan cuti. Jika terdapat kesalahan pada saat pengajuan pegawai dapat mengubah atau menghapus pengajuan tersebut (kecuali pengajuan yang telah disetujui)

4.4 Pengajuan Izin

Sama seperti pengajuan cuti, untuk mengajukan izin, pegawai dapat menekan tombol ajukan.

tekan tombol ajukan untuk menyimpan. pegawai juga dapat melihat riwayat izin di masa lalu dengan menekan tab histori pengajuan cuti. Jika terdapat kesalahan pada saat pengajuan pegawai dapat mengubah atau menghapus pengajuan tersebut (kecuali pengajuan yang telah disetujui)

4.5 Perjalanan Dinas

Menu perjalanan dinas hanya mendata riwayat perjalanan dinas seorang pegawai. Data tersebut diisi oleh pihak BAUK. pegawai hanya perlu mengupload berkas laporan ke sistem sebagai bentuk pertanggungjawaban perajalanan dinas yang telah dilaksanakan oleh pegawai tersebut. Silahkan tekan tombol upload untuk mengunggah file laporan.

tekan tombol choose file kemudian pilih file yang akan di unggah. kemudian tekan ok. Setelah itu tekan tombol simpan di paling bawah halaman. Pegawai juga dapat mencetak Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Dengan cara menekan tombol surat dinas. Untuk rincian biayanya tekan Rincian Biaya.

4.6 Portofolio

Halaman ini merupakan tempat untuk mengupload data-data portofolio dosen. Nantinya data tersebut akan ditampilkan pada halaman website Staff Stitek. untuk mengakses menu ini silahkan klik menu Kepegawaian > portofolio (menu ini hanya muncul pada akun dosen).

terdapat 10 jenis portofolio, untuk mengaksesnya silahkan klik salah satu dari 10 portofolio tersebut. Sebagai simulasi, disini akan dicoba cara menambahkan/upload portofolio penelitian.

Klik tab penelitian. kemudian klik tombol tambah penelitian,

isikan semua data. pastikan bahwa ukuran dan ekstensi file benar. kemudian tekan simpan.

Jika data sudah benar, silahkan ubah draf menjadi tidak. Jika memilih YA maka data tersebut TIDAK akan muncul pada halaman website Staff Stitek dan data belum bisa diverifikasi oleh Operator/Bauk

Data masih bisa diubah atau dihapus ketika terdapat kesalahan.

4.7 Peminjaman Barang

menu ini melayani peminjaman barang yang dimiliki oleh BAUK/Kampus. Untuk mengakses menu ini, klik menu Layanan > Barang BAUK

Tekan tombol pinjam barang untuk meminjam barang.

isikan semua data terkait barang yang akan anda pinjam kemudian tekan tombol simpan. Jika terdapat kesalahan data ini dapat diubah dan di hapus.

4.8 Peminjaman Kendaraan

menu ini melayani peminjaman kendaraan yang dimiliki oleh BAUK/Kampus. Untuk mengakses menu ini, klik menu Layanan > Kendaraan kampus

Tekan tombol pinjam Kendaraan untuk meminjam kendaraan.

isikan semua data terkait kendaraan yang akan anda pinjam kemudian tekan tombol simpan. Jika terdapat kesalahan data ini dapat diubah dan di hapus.

4.9 Absensi Rapat

Halaman ini memungkinkan pegawai untuk membuat dan mengahdiri rapat. untuk mengakses menu ini silahkan mengklik menu Absesnsi Rapat pada sidebar.

Perlu diketahui bahwa HANYA PIMPINAN UNIT YANG DAPAT MEMBUAT RAPAT BARU. Untuk menambahkan rapat baru (khusus untuk pimpinan unit) klik tombol rapat baru.

Isikan semua data dengan benar kemudian tekan tombol simpan. Data yang dilingkari merupakan operator rapat. Artinya orang yang ditunjuk sebagai operator rapat dapat mengubah, menghapus dan mengupload data-data rapat baik itu berupa file undangan, notulen maupun absensi.

untuk menghadiri rapat tekan yang dilingkari pada poin B. untuk melihat detil, surat undangan, notulen dan foto kegiatan tekan tombol yang dilingkari pada Poin A.

4.10 Cek Slip Gaji

Halaman ini memungkinkan pegawai untuk melihat rincian slip gaji yang diterima pada periode terbaru. untuk mengakses menu ini silahkan mengklik menu Cek Slip Gaji pada sidebar.

slip ini dapat dicetak dengan menekan tombol setujui. kemudian tekan tombol cetak slip.

4.11 Histori Gaji

Halaman ini memungkinkan pegawai untuk melihat riwayat slip gaji yang pernah diterima. untuk mengakses menu ini silahkan mengklik menu Histori Slip Gaji pada sidebar.

Tekan tombol lihat untuk menampilkan slip gaji di bulan tertentu atau sebelumnya.

4.12 Disposisi

Menu ini dapat diakses pada sidebar di menu Kepegawaian > disposisi Halaman ini merupakan tempat untuk menerima dan membaca surat disposisi.

Untuk melihat detail dari surat disposisi, silahkan klik nama suratnya. Untuk mencetak data, silahkan klik icon printer pada nama surat tersebut.

4.13 Agenda

Halaman ini merupakan tempat untuk menambahkan agenda terkait kegiatan kepegawaian dan data lainnya. Pemberitahuan tersebut dapat diakses siapa saja melalui halaman login. Untuk membuat Agenda klik Tambah Agenda.

Isikan semua data judul, kategori/tags dan isi..

Data masih bisa diubah atau dihapus ketika terdapat kesalahan.

4.14 Bantuan

Halaman ini berisi dokumen-dokumen maupun panduan penggunaan aplikasi. Jika terdapat masalah lain yang tidak tercakup dalam dokumentasi ini, silahkan kunjungi https://helpdesk.stitek.ac.id untuk info lebih lanjut.

5. FAQ (Frequently Asked Question)

Saya lupa password, bagaimana solusinya?

Hubungi bagian UPT SI Stitek Bontang atau isi keluhan di https://helpdesk.stitek.ac.id

Saya tidak bisa mengupload file atau upload file gagal

pastikan ukuran file yang diupload sesuai dengan batas maksimal yang telah ditentukan, pastikan juga ekstensi file (JPG, PNG, PDF dll) nya sudah benar

Terdapat kesalahan dalam slip gaji saya

Hubungi pihak BAUK untuk mendapatkan pencerahannya.

Jika terdapat masalah lain saya harus tanya kemana?

Jika berkaitan dengan penggajian, silahkan hubungi pihak BAUK secara langsung, jika berkaitan dengan operasional dalam aplikasi silahkan hubungi pihak UPT SI atau melalui https://helpdesk.stitek.ac.id